Дефицит времени можно победить

Хитрости тайм-менеджмента помогают повысить эффективность труда и защитить нас от излишней суеты

Современный ритм жизни вряд ли можно назвать размеренным. Суета, круговерть, ворох дел и забот... Дефицит времени все чаще становится проблемой. Выполнять работу в срок, справляться с текущими задачами без ущерба для семьи и личных интересов удается не всегда. Как результат — усталость, раздражительность, апатия. Эффективность работы снижается, недовольство собой растет. В итоге замкнутый круг. Если время уходит как вода сквозь пальцы, а лавина невыполненных дел того и гляди накроет с головой — настала пора знакомства с тайм-менеджментом.

Жизнь заставляет

— Высокая ответственность, ворох дел и хроническая нехватка времени приводят к эффекту эмоционального выгорания. Работая на пределе по 12 часов в сутки, человек рискует собственным здоровьем. В худшем варианте — инфаркт, инсульт, психические расстройства, в лучшем — такие альтернативные формы разгрузки, как, например, пятничный алкоголизм, — комментирует Игорь Бринько, кандидат психологических наук, доцент кафедры сервиса и сервисных технологий ИГУ. — Столь безрадостные перспективы заставляют прибегать к поиску самозащиты. Одним из направлений в данном случае и выступает тайм-менеджмент — стремление к более рациональному использованию времени.

Тайм-менеджмент

Управление временем — так дословно переводится с английского термин time-management. В его основе лежит четкое планирование времени в соответствии с поставленными целями, первоочередностью дел. В одном случае тайм-менеджмент — часть корпоративной культуры, в другом — предмет, так сказать, личного пользования. Вопросу рационального использования времени посвящено множество книг, статей, трактатов. Система Франклина, система Эйзенхауэра. Техник и методик много, однако в основе лежит одно: самодисциплина и контроль управления собственным временем.

— У каждого из нас есть 24 часа в сутки — ни больше ни меньше. И каждый из нас заинтересован распорядиться ими рационально, с максимальной эффективностью.

С чего же начать?

— Первое — наметить цель. Причем не абстрактную из разряда «чтобы стало лучше», а вполне конкретную, — рекомендует Игорь Бринько. — Например, уходить из офиса вовремя и не таскать работу домой. Другими словами — полноценно отдыхать в кругу семьи, освободив время для личных интересов, будь то чтение книг, курсы кройки и шитья, изучение иностранного языка. Четкая постановка цели должна служить ориентиром, быть своеобразным флагманом.

Второй шаг — провести строгую «инвентаризацию» времени. По итогам двух-трех дней составить почасовой, а лучше поминутный отчет. — И чем серьезнее вы подойдете к поставленной задаче, тем лучше, — советует Игорь Бринько. — Пробуждение, приезд на работу, начало трудовой деятельности... Фиксируя время выполнения тех или иных задач, не забывайте отмечать все, на что вы отвлекаетесь: праздный разговор с коллегой, перекур, виртуальные беседы в Интернете.

Похитители времени

По результатам инвентаризации отчет подвергается беспристрастному анализу. Если верить гуру тайм-менеджмента, в большинстве своем итоги ужасают: чаепития с интервалами в час-полтора, перекуры, обсуждение последних новостей... До 30% рабочего времени уходит на пустышки — дела, которые прямого отношения к работе не имеют. По словам Игоря Бринько, зачастую в качестве главных похитителей времени выступают не только отвлекающие факторы из разряда пустой болтовни в Интернете, но и хаотичное переключение с одного дела на другое. Например, не успев завершить отчет, вы убегаете на встречу с клиентом или, работая над составлением плана, отвлекаетесь на решение организационных проблем. В итоге выполнение задачи, которое требует от вас, к примеру, 10 минут работы, «съедает» все 20.

— Каждая работа требует настроя, времени на погружение в работу и на выход из нее. Допустим, 7 и 3 минуты соответственно. Если мы переключаемся, отвлекаемся на что-то другое, мы автоматически увеличиваем время, необходимое на выполнение той или иной работы, — поясняет Игорь Бринько. — Вот вам и еще один фактор неэффективного, нерационального использования временного ресурса.

Инвентаризация, отчет потерянного времени — это наглядное свидетельство необходимости структурировать график дел. Шоковая терапия, которая поможет включить системы организации, самоконтроля.

Главное — настрой

Итак, мы убедились: энное количество времени уходит в никуда. Дело осталось за малым — выработать схему действий. И зарубежные, и отечественные специалисты предлагают свои методики, техники, наработки. Спрос, как известно, рождает предложения. Однако в основе лежат одни и те же принципы: дробление масштабных задач на ряд более мелких и расстановка приоритетов в зависимости от срочности тех или иных дел.

— Дифференциация задач на важные и менее важные, на те дела, которые еще терпят отсрочку, и те, что откладывать нельзя. И самое важное и сложное здесь — самоконтроль. Выполнение намеченного вами регламента. Партию первой скрипки, бесспорно, играет сила воли, которая и заставляет отложить разговор с коллегой или перерыв на чашку кофе до момента, пока дело не будет завершено. Специалисты советуют: если чувствуете, что соблазн вот-вот возьмет над вами верх, вспомните, сколько раз такие ситуации приводили к авралу, суете, излишним нервотрепкам. — Кто-то, ознакомившись с разными техниками, выберет наиболее оптимальный вариант и со временем, что называется, обкатает: подстроит под себя. Кто-то на основе нескольких сконструирует свою модель поведения. Последний вариант предпочтительнее, ведь собственные принципы и правила имеют для нас большее значение, следовать им — сподручнее и приятнее.

Маленькие хитрости

Авторы различных тренингов, гуру в сфере тайм-менеджмента предлагают собственные хитрости в борьбе с дефицитом времени. Так, согласно советам специалистов, прежде чем приступить к работе, которая требует настроя, погружения, по возможности нужно устранить все, что ненароком может вас отвлечь. Отключите сотовый телефон, закройте окна браузера, уберите с глаз долой журналы, диски и прочие чудные вещицы. Даже такая мелочь, как чистый рабочий стол, без вороха бумаг и грязных кружек, помогает концентрации внимания и способствует большей эффективности труда. В целом же в число главных виновников бардака со временем специалисты относят три фактора: отсутствие самодисциплины, неспособность сказать «нет» и банальное откладывание дел. Заметьте, все три фактора целиком и полностью зависят лишь от нас.

Это интересно!

Бифштекс из слона и лягушка на завтрак

В терминологии тайм-менеджмента есть понятия «слоны» и «лягушки». «Слоны» — серьезные, тяжеловесные задачи, которые пугают нас порой одним лишь масштабом. Например, освоение иностранного языка, открытие собственного бизнеса или защита диссертации. Справиться со «слоном» поможет дробление глобальной, трудновыполнимой задачи на множество маленьких, вполне посильных. Скажем, вы хотите привести себя в форму и сменить 56-й размер одежды на 44-й. Первое, что нужно сделать, — наметить план действий: выбор диеты, запись в шейпинг-клуб, утренние пробежки. И далее ежедневно, шаг за шагом, идти к намеченной цели.

В одной из своих статей Глеб Архангельский, известный специалист в сфере тайм-менеджмента, пишет: «Единственный способ съесть слона — разрезать его на маленькие, измеримые бифштексы и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать слона так, чтобы каждый бифштекс реально приближал нас к цели: например, не прочитать очередную статью о фитнесе, а сделать 30 отжиманий».

«Лягушки» же, в отличие от «слонов», масштабностью не отличаются. К ним относят мелкие, казалось бы, незначительные дела, которые мы так и норовим отложить на потом: неприятный разговор с начальником, ответ на запрос, звонок в ЖКХ. Отмахиваясь от подобных забот, мы разводим полчище «лягушек», и в конечном итоге ворох мелких дел грозит обернуться отнюдь не мелкими проблемами. И здесь вариант один: просто взять и сделать. Более того, согласно философии тайм-менеджмента, ничто не приободряет человека так, как «съеденная» с утра пораньше «лягушка». Если, едва приступив к работе, вы расправитесь с давней, по возможности самой неприятной «лягушкой» — заряд бодрости обеспечен!

Загрузка...